Toelichting op de brancheafspraken

Inventarisatie 

• Met een risico inventarisatie en evaluatie (RIE) stel je de risico’s en de grootte van de risico’s vast. Omdat werkdruk over beleving gaat, is het nodig medewerkers bij deze inventarisatie te betrekken. Dat kan door hen de ‘werknemersvragenlijst’ of medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) te laten invullen of hen hierop te bevragen. Daarnaast kunnen andere bronnen worden gebruikt zoals informatie van de bedrijfsarts, overwerkregistratie en klachten van medewerkers. 
• Neem werkdruk op als onderdeel van het PAGO / PMO.
• Blijkt dat er risico’s zijn? Voer dan een verdiepend onderzoek uit naar de onderliggende oorzaken. Dit kan met een gericht onderzoek of met verdiepende interviews. 
• Hebben jullie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Betrek deze dan actief.
• Sta bij de inventarisatie stil bij risicogroepen. Denk aan vrijwilligers, uitzendkrachten, jongeren, zwangeren, laaggeletterden, arbeidsgehandicapten, medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, arbeidsmigranten en medewerkers die in wisselende (nacht)diensten werken. Sta ook stil bij medewerkers die veelal alleen werken.
• Maak op basis van de inventarisatie een plan van aanpak. Zorg voor maatregelen waarin staat ‘wat’, ‘wie’, ‘waarmee’ en ‘wanneer’ aan bod komt. Stel ook vast wanneer je gaat evalueren of de maatregelen die zijn genomen en effect hebben gehad. 
• Hanteer bij het bepalen van de maatregelen de ‘bronaanpak’. Dit betekent dat je je in eerste instantie richt op het aanpakken van de oorzaken van werkdruk. Pas daarna ga je over op de instructie van medewerkers over hoe om te gaan met werkdruk. 
• Bespreek de maatregelen met je medewerkers. In werkoverleggen, maar ook in 1-op-1-gesprekken met je medewerkers. 

Beleid en afspraken

• De aanpak van de risico’s op werkdruk leg je vast. Dit is wettelijk verplicht. Praktisch betekent dit dat je de afspraken over werkdruk op papier zet die je, mede naar aanleiding van de inventarisatie, met elkaar maakt. Bijvoorbeeld in je bedrijfsreglement. Zorg dat de directie en de leidinggevenden achter de afspraken staan en deel ze met je medewerkers. Denk bij afspraken aan:
  • Een goede organisatie en planning van het werk en machines.
  • Organiseren van voldoende formele en informele contactmomenten met je mensen.
  • Jaarlijks voorlichting over werkdruk en omgaan met werkstress.
  • Ondersteuning bij omgaan met werkdruk (coaching). 
  • Haalbaarheid prestatienormen
• Zorg dat medewerkers weten dat zij met vragen of klachten over werkdruk terechtkunnen bij hun leidinggevende. 
• Evalueer minimaal jaarlijks de afspraken die je hebt gemaakt. Wat is gelukt? Wat niet? Wat moet je doen om de afspraken wel te laten werken? Scherp aan waar nodig. 

Organiseer het werk met aandacht voor het voorkomen van werkdruk

• Als werkgever moet je maatregelen treffen om het werk en de functie zo te organiseren dat de kans op een te hoge werkdruk beperkt of voorkomen wordt. Bijvoorbeeld dus een duidelijke werkplanning, het beperken van overwerk, afspraken over hoeveelheid en het verzorgen van formele en informele contactmomenten. Lees meer > 

Train leidinggevenden 

• Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het herkennen van signalen van te hoge werkdruk. Train hen in het signaleren en bespreken van werkdruk met hun medewerkers. 
• Wees je ervan bewust dat leidinggevenden ook de oorzaak kunnen zijn van werkdruk. In het trainen van leidinggevenden moet daarom stil worden gestaan bij leiderschapsstijlen en de invloed van de leidinggevende.  
• Stimuleer het ontstaan van een veilige werksfeer, waarin ruimte is om aan te geven wat je dwars zit.

Voorlichting en instructie aan medewerkers 

• Geef voorlichting over de risico’s op werkdruk en de maatregelen die je als werkgever hebt genomen om deze te voorkomen of te beperken. Zorg dat nieuwe medewerkers hier bij de start van hun dienstverband over worden geïnformeerd. Leg op bedrijfsniveau vast hoe vaak je dit herhaalt.  
• Kies een vorm van voorlichting die past bij je bedrijf en je medewerkers. Dat kan een presentatie tijdens werkoverleg zijn, posters in de kantine, een filmpje, of een goed gesprek tijdens de pauze.
• Vertel medewerkers hoe ze signalen van werkdruk bij zichzelf kunnen herkennen. Doe dit tijdens werkoverleggen, maar ook tijdens een-op-een-gesprekken.
• Bespreek met medewerkers wat je van elkaar verwacht bij signalen van werkdruk. Vertel welke mogelijkheden en maatregelen er binnen het bedrijf zijn als zij knelpunten ervaren. 

Begeleiden van medewerkers die te maken hebben met werkdruk

• Ontstaan er – ondanks verschillende maatregelen – toch klachten bij medewerkers als gevolg van langdurige werkdruk, dan is het belangrijk dat je als werkgever je medewerker hierbij ondersteunt.
• Stel een daartoe geschoold persoon aan als vertrouwenspersoon. Dit kan een externe persoon zijn, maar je kunt ook een van je medewerkers hiervoor opleiden. Zorg dat je medewerkers weten dat ze bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen en hoe deze te bereiken is. 
• Wanneer medewerkers daadwerkelijk uitvallen ten gevolge van een te hoge werkdruk, dan moet een bedrijfsarts worden ingeschakeld. 

Meer informatie

• Zelfinspectietool Werkdruk | Nederlandse Arbeidsinspectie
• Sneltest Werkdruk voor medewerkers | FNV
• Werkdruk en Burnout klachten | Arboportaal 
• Gezond, Veilig en Duurzaam werken | VBNE