Beleid om ongewenst gedrag te voorkomen

• Inventariseer met een risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) de risico’s op ongewenst gedrag. Doe dit voor ongewenst gedrag door collega’s, leidinggevenden en derden (bijvoorbeeld opdrachtgevers, omstanders en verkeersdeelnemers). Ga na waar, wanneer en bij wie het risico het hoogst is. Omdat gedrag door iedereen anders kan worden ervaren, is het nodig medewerkers hierbij te betrekken. Dat kan door hen de ‘werknemersvragenlijst in de RI&E’ te laten invullen. Blijkt dat er risico’s zijn? Voer dan een verdiepend onderzoek uit naar de onderliggende oorzaken. Dit kan met verdiepende interviews door een deskundige. Maak vervolgens een plan van aanpak om de oorzaken aan te plakken. Een eventueel aanwezige OR of personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft instemmingsrecht bij het invoeren of bij het wijzigen van een regeling op het gebied van ongewenst gedrag. Plan het evaluatiemoment en leg dit schriftelijk vast. 
• Stel een gedragscode op. Hierin staat welke normen en waarden er op de werkvloer gelden en dat ongewenst gedrag niet is toegestaan. Hierin staat ook wat er gebeurt als medewerkers zich niet aan de afspraken houden / wat de procedure bij eventuele klachten is. Betrek medewerkers bij het opstellen van de gedragscode en neem de gedragscode op in het bedrijfsreglement. De gedragscode kan ook onderdeel worden van het V&G plan.

Vertrouwenspersoon en klachtenregeling

• Zorg dat medewerkers terecht kunnen bij een onafhankelijke interne of externe vertrouwenspersoon.
  • Werkenden in de sector Groen, Groen en Infra kunnen kosteloos gebruik maken van de vertrouwenspersoon bij Stigas . Zorg dat je medewerkers weten dat ze bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen en hoe deze te bereiken is. Het is ook mogelijk om een interne vertrouwenspersoon aan te stellen. Daarvoor gelden speciale eisen. Evalueer de binnengekomen klachten jaarlijks en scherp het beleid zo nodig aan.
• Zorg voor een klachtenregeling. In een klachtenregeling wordt beschreven hoe een medewerker een klacht in kan dienen op het gebied van ongewenst gedrag. Een klachtencommissie behandelt een klacht door naar de betrokkenen te luisteren en vervolgens een advies te geven over de vervolgstappen. Een bedrijf kan zich aansluiten bij een externe klachtencommissie, maar kan ook intern worden samengesteld . Neem klachten altijd serieus en geef zelf het goede voorbeeld.

• Train leidinggevenden, teamleiders en managers in het herkennen van ongewenst gedrag. En in de manier waarop zij vervolgens dienen te handelen. Sta ook stil bij hun voorbeeldfunctie, rol en invloed.
• Zorg voor voorlichting en instructie aan medewerkers over:
  • de oorzaken van ongewenst gedrag;
  • wat medewerkers en leidinggevenden samen kunnen doen om het risico’s erop te voorkomen of te beperken;
  • wat ze kunnen doen als het henzelf of anderen in hun omgeving overkomt.

Opvang en nazorg 

• Zorg binnen 2 werkdagen voor nazorg en professionele (trauma)opvang voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag zoals bijvoorbeeld agressie, geweld, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie (zowel in- als extern). Als het slachtoffer in eerste instantie aangeeft geen gebruik te willen maken van de nazorg herhaal het aanbod op een later moment nog een keer.