Activiteiten Stigas

Stigas richt zich op het bevorderen van veilig en gezond werken en duurzame inzetbaarheid van werkgevers, werknemers en zelfstandigen in de agrarische en groene sector. Stigas adviseert als zodanig over preventieve maatregelen en, onder andere op basis van de risico-inventarisatie en/of van de bevindingen van de bedrijfsarts, over een snelle en duurzame terugkeer van werkenden in het arbeidsproces. Stigas vervult hierbij zowel de rol van kennisinstituut als die van gecertificeerde arbodienst en werkt daarbij samen met diverse kennisinstituten, verzuimverzekeraars, de curatieve sector en interventiebedrijven.

Als arbodienstverlener vervult Stigas een regierol tussen verschillende betrokken partijen bij de uitvoering van van preventie en verzuimmanagement: de bedrijfsarts, re-integratieadviseur, medewerker verzuimdesk, preventieadviseur, de werkgever, de werknemer, dienstverleners van interventies op het gebied van re-integratie en de eventuele verzuimverzekeraar van de werkgever. 

Verantwoordelijke

Stigas is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van werknemers (van werkgevers) die gebruik maken van de diensten van Stigas.

Doel gegevensverwerking

Stigas registreert, verwerkt en beoordeelt transparante persoonsgegevens van werknemers en hun arbeid met als doel preventie, verzuimbegeleiding, herstel voor werk en duurzame re-integratie in arbeid. Het gaat dan om:

1. De uitvoering van preventie diensten, zoals risico-inventarisatie en -evaluatie, preventiespreekuur, preventief medisch onderzoek (hierna PMO), vitaliteitsscan en werkplekonderzoek.
2. De uitvoering van verzuimbegeleiding en re-integratie in het kader van de wettelijke verplichtingen van de werkgever en van de werknemer op grond van de Wet Verbetering Poortwachten, onder andere de uitvoering van verzuimspreekuren en arbeidsdeskundigonderzoek. 
3. De uitvoering van het case-management op grond van de regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en in het kader van eigen risicodragerschap ZW en/of WIA.
4. Het onderhouden van contact met alle betrokken partijen over de voortgang van de individuele re-integratie, de werknemer, de werkgever, de bedrijfsarts, de interventiebedrijven en de verzuimverzekeraar.
5. Verantwoorde beperking van de verzuim-/arbeidsongeschiktheidsduur vanwege de doorbetaling door de werkgever (of verzekeraar namens deze) van het loon of de uitkering van de arbeidsongeschikte werknemer.
6. De melding door en namens werkgevers van administratieve gegevens aan de verzuimverzekeraar voor claimbehandeling en financiering.
7. De melding namens de werkgever van gegevens betreffende de arbeidsongeschiktheid en de re-integratie van werknemer aan het UWV.
8. De melding door de bedrijfsarts van vermoedelijke beroepsziekten aan het Nederlandse Centrum voor Beroepsziekten (NCvB).
9. Het doen van onderzoek en opstellen van geanonimiseerde rapportages op bedrijfs- of sectorniveau, met het oog op versterking van preventie.

Uitvoering verwerking persoonsgegevens

Stigas verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het hierbij vastgestelde doel van de verwerking. De gegevens worden door Stigas en door haar ingeschakelde derden in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorheen Wet Bescherming Persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en bewaard.

Vertrouwelijkheid

Stigas behandelt de persoonsgegevens van werknemer (van werkgever) vertrouwelijk en bedingt van haar werknemers en derden die direct bij de behandeling zijn betrokken geheimhouding, tenzij op grond van een wettelijk voorschrift of uit de taak van de betreffende persoon een plicht tot mededeling voortvloeit.

Informatie-uitwisseling met degenen die direct bij de verzuimbegeleiding en re-integratie zijn betrokken

De bedrijfsartsen, re-integratieadviseurs en verzuimdesk medewerkers werken samen in afzonderlijke behandelteams. Dat doen zij onder verantwoordelijkheid van de behandelend bedrijfsarts en de medisch adviseur tevens bedrijfsarts van Stigas. Uitgangspunt voor de gegevensuitwisseling is de KNMG-richtlijn ‘Code gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie’. (december 2016)

De leden van een afzonderlijk behandelteam wisselen onderling die persoonlijke informatie uit die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de begeleiding en re-integratie van de arbeidsongeschikte werknemer. Deze behandelteams schakelen indien nodig arbeidsdeskundigen en interventieadviseurs in. Bij langdurige afwezigheid vervangen de collega's elkaar.

Voor het inzetten van een interventie in het kader van de verzuimbegeleiding, is toestemming nodig van de betrokken werknemer. De werknemer is op de hoogte van het doel van de gegevensuitwisseling en om welke gegevens het gaat. 

Verzuiminformatiesysteem

De gegevensverwerking vindt deels plaats in een door Stigas beheerd verzuimmanagement systeem en deels in het systeem van door Stigas gecontracteerde partijen.

Beveiliging

Stigas heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen tegen verlies van gegevens en tegen iedere vorm van onrechtmatige verwerking.

Elektronische (medische) gegevens verkregen uit begeleiding ziekteverzuim en preventiespreekuur worden verwerkt in het persoonlijk dossier in het verzuimmanagement systeem. Het betreft een gesloten systeem waarvoor je geautoriseerd moet zijn om het te kunnen benaderen. Medewerkers zijn slechts geautoriseerd tot die onderdelen van de gegevens, waarover zij voor hun taakuitoefening moeten beschikken. Medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Elektronische (medische) gegevens, zoals verkregen uit de vragenlijst van het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) en de Vitaliteitsscan werknemer, worden verzameld in een gesloten systeem, waarvoor alleen de Stigas Gezondheidsonderzoeker is geautoriseerd vanwege het opstellen van geanonimiseerde groepsrapportages. Wat betreft het PMO bespreekt de arts die het PMO uitvoert de vragenlijst met de betrokken werknemer.

Papieren dossiers met (medische) gegevens, verkregen uit begeleiding ziekteverzuim, preventiespreekuur en PMO zijn er in principe niet. Mocht dit toch voorkomen dan worden die bewaard in een afgesloten kast. Tot die kast heeft alleen de medisch adviseur/coördinerend bedrijfsarts van Stigas toegang.

Toegang tot verzuimbegeleidingssysteem

Uitsluitend geautoriseerde Stigas medewerkers hebben toegang tot het verzuimbegeleidingssysteem. Toegang kan worden aangevraagd bij de GEA (er zijn twee gerechtigde aanvragers) die op basis van de rol van de medewerker en diens functie een aanvraag kunnen indienen bij de functioneel beheerder. De medewerker krijgt slechts toegang tot die delen van de gegevens die nodig zijn voor een goede taakuitoefening.

Aanlevering persoonsgegevens

De aanlevering van persoonsgegevens omtrent de arbeidsongeschikte werknemer aan Stigas geschiedt door de werkgever, de bedrijfsarts/arbodienst ingevolge artikel 7:658a BW en de betrokken werknemer. De werknemer verstrekt aan Stigas de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de re-integratie-en casemanagement / verzuimbegeleiders taak in het kader van de Wet verbetering Poortwachter.

De werkgever is eerstverantwoordelijke voor de begeleiding na ziekmelding en verstrekt Stigas de gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding en re-integratie van werknemer.  De werkgever bericht de werknemer welke gegevens hij aan Stigas zal verstrekken.

Welke gegevens mogen worden vermeld aan de werkgever?

Noodzakelijk voor de begeleiding van de zieke werknemer kunnen de volgende gegevens worden uitgewisseld tussen werkgever en bedrijfsarts en re-integratieadviseur: functionele beperkingen, functionele mogelijkheden, de werkzaamheden waartoe de werknemer in staat is, verwacht einddoel van de re-integratie, verwachte duur van het verzuim.
eventuele aanpassingen in het werk die werknemer en werkgever moeten treffen in het kader van de re-integratie.

Welke gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim?
Hieronder vallen:

• diagnoses, diagnose codes, CAS-codes, naam van de ziekte of aandoening, specifieke klachten
• therapieën, afspraken met behandelaars
• overige gegevens zoals problemen privé, gegevens uit het verleden en gegevens uit het gezin.

Welke gegevens mogen worden gemeld aan de verzuimverzekeraar?

Hieronder vallen:

• prognose (deel)herstel
• datum vervolg afspraak
• no show
• als begeleiding niet mogelijk is omdat werknemer bv in het buitenland verblijft.

Bedrijfsartsen hebben voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer nodig voor informatieverstrekking door behandelend artsen. Hiervoor is een door de werknemer getekende machtiging nodig.

Stigas bedrijfsartsen verstrekken het UWV uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van het UWV. Een getekende machtiging van de werknemer is hiervoor niet nodig. 

Recht op inzage en afschrift

De betrokken werknemer heeft het recht Stigas te vragen welke persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Betrokkene kan een verzoek tot inzage indienen bij Stigas. De Verzuimdesk stemt over dit verzoek af met de betrokken  bedrijfsarts. Op verzoek kan de bedrijfsarts zorgen voor een gedrukte versie van dat deel van het dossier dat gewenst is.

Indien een derde, waaronder ook te verstaan de werkgever van werknemer, naar verwachting bezwaar heeft tegen inzage door de werknemer van de door de bedrijfsarts verwerkte gegevens, stelt Stigas die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Aantekeningen van gesprekken met werkgever en correspondentie met werkgever worden niet zonder toestemming van werkgever aan werknemer verstrekt. De werkgever heeft geen recht op inzage van de door de bedrijfsarts verwerkte gegevens met betrekking tot de werknemer, tenzij de werknemer schriftelijk toestemming heeft gegeven voor inzage.

Recht op correctie

Indien een betrokken werknemer meent dat zijn persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn weergegeven of voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend (dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift verwerkt), kan werknemer Stigas verzoeken zijn gegevens te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Recht van verzet

De betrokken werknemer heeft op grond van artikel 40 Wet Bescherming Persoonsgegevens het recht zich te verzetten tegen de gegevensverwerking door Stigas in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Stigas zal binnen 4 weken na ontvangst van een gemotiveerd verzetschrift van de betrokkene beoordelen of het verzet gerechtvaardigd is. In geval het verzet gerechtvaardigd is zal de verwerking van gegevens terstond worden beëindigd.

Afhandeling verzoek en vaststelling identiteit werknemer

Een verzoek tot inzage, wijziging of afscherming dient schriftelijk plaats te vinden en te worden gericht aan de kwaliteitscoördinator van Stigas.

Stigas draagt zorg voor vaststelling van de identiteit van de verzoeker aan de hand van een duidelijke kopie van diens geldige paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs.

Stigas zal binnen vier weken na ontvangst van het verzoek:

• werknemer een overzicht van geregistreerde persoonsgegevens verstrekken alsmede een overzicht van de ontvangers van deze gegevens, dan wel
• werknemer schriftelijk informeren of en in hoeverre Stigas aan diens verzoek tot inzage wijziging of afscherming kan voldoen; een weigering is met redenen omkleed.
• ervoor zorgdragen dat de beslissing tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Meldingenregister

Stigas heeft haar registratie van persoonsgegevens aangemeld bij het Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwinnen van medische informatie bij behandelende sector

In die gevallen waarin Stigas zelf een arbodienst gecontracteerd heeft, geldt dat alleen een door Stigas gecontracteerde bedrijfsarts informatie kan inwinnen bij de behandelende arts van werknemer. Voorwaarden hiervoor zijn dat de informatie-inwinning relevant is voor het bevorderen van het re-integratietraject en er een schriftelijke toestemming is van de werknemer.

Medisch beroepsgeheim

Het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en het blokkeringsrecht van de betrokken werknemer geldt op grond van artikel 14 lid 6 Arbowet niet in het geval de bedrijfsarts werkzaamheden verricht in het kader van de ziekteverzuim controle en verzuimbegeleiding.

Stigas is op grond van artikel 7: 658a lid 5 BW verplicht aan de werkgever de gegevens te verstrekken, die noodzakelijk zijn voor de vaststelling door de werkgever van het recht op doorbetaling van loon en de verzuimbegeleiding en re-integratie van de betrokken werknemer.

Verstrekken persoonsgegevens aan derden

Stigas is gerechtigd, persoonsgegevens van de werknemer die niet vallen onder het medisch beroepsgeheim, aan derden, waaronder mede begrepen de werkgever en interventiebedrijven, te verstrekken indien deze bij de overeengekomen activiteiten zijn betrokken en zal slechts die gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de specifieke re-integratie activiteit of de vaststelling van het recht op doorbetaling van loon. Stigas zal de werknemer vooraf informeren indien en welke informatie aan derden wordt verstrekt.

Preventiespreekuur/arbeidsomstandighedenspreekuur

Iedereen die werkzaam is op een bedrijf, dat aangesloten is bij Stigas (via een individuele overeenkomst, verzekeraar en/of via Colland), kan gebruik maken van het preventiespreekuur van Stigas.  Afhankelijk van de vraag wordt een afspraak ingepland bij de bedrijfsarts of preventieadviseur. De afspraak van de werknemer met Stigas wordt niet doorgegeven aan de werkgever. De werkgever krijgt ook geen factuur. Gegevens worden in het verzuimbegeleidingssysteem opgeslagen. Indien naar aanleiding van het preventiespreekuur de bedrijfsarts of preventieadviseur advies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor uitdrukkelijk toestemming nodig van de werknemer. 

Verstrekken medische informatie aan de werkgever

Stigas verstrekt de werkgever gegevens over de functionele beperkingen en mogelijkheden van werknemer. Medische informatie wordt uitsluitend door de bedrijfsarts/arbodienst verstrekt voor zover noodzakelijk of onvermijdelijk en met uitdrukkelijke toestemming van betrokken werknemer.

Stigas verstrekt uitsluitend aanvullende medische informatie over de aard en oorzaak van de ziekte van werknemer met toestemming van de werknemer aan de werkgever of bij het bestaan van een wettelijke plicht.

Melding beroepsziekten

De bedrijfsarts meldt een (vermoede) beroepsziekte van een werknemer aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB). De melding is geanonimiseerd betreffende werknemer en bedrijf.

Verstrekken gegevens aan verzuimverzekeraar

Stigas meldt namens de werkgever gegevens aan de ziekteverzuimverzekeraar over de mate van deelherstel van de werknemer, voor zover nodig voor de claimbeoordeling.

Verstrekken verzuimgegevens aan UWV

Stigas is op grond van artikel 54 lid 3 onder c en artikel 54 lid 9 wet SUWI verplicht op verzoek van het UWV alle (medische) gegevens van werknemer aan het UWV te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de krachtens de SUWI aan het UWV opgedragen taken.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Stigas neemt de wettelijke bewaartermijn ten aanzien van persoons- en medische gegevens in acht.

Geanonimiseerde gegevens verstrekking

Stigas is gerechtigd vanuit de registratie van persoonsgegevens van zieke werknemers geanonimiseerde gegevens te ontwikkelen ten behoeve van managementinformatie, verslaglegging aan interventiebedrijven en arbodiensten, acquisitie, publicatie en wetenschappelijke doeleinden en voor het afleggen van verantwoording en verslaglegging aan werkgevers en verzuimverzekeraars.

Datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat zowel bedrijven als overheden direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zodra zij een ernstig datalek hebben. En soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Stigas neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met één van onze Functionarissen Gegevensbescherming, Dolf Amahorsija of Esther de Graaff. Zij zijn respectievelijk te bereiken via telefoonnummers 06 – 300 80 641 en 06 – 227 56 009 of per mail aan: Dolf.Amahorsija@Stigas.nl en Esther.de.graaff@stigas.nl.

Klachten over privacy

Mocht een belanghebbende van mening zijn dat de bepalingen van dit reglement niet of niet voldoende worden nageleefd of de privacy van werknemer niet naar behoren wordt beschermd, dan kan werknemer schriftelijk een klacht indienen bij de kwaliteitscoördinator van Stigas. Afhandeling van de klacht geschiedt conform de door Stigas gehanteerde klachtenregeling

Contactgegevens

Mocht u vragen hebben over dit privacyreglement, onze cookieverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens:

Stigas
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Telefoonnummer: (085) 044 07 00 (optie 1)
E-mailadres: info@stigas.nl

Wij behouden ons het recht voor om dit privacyreglement te wijzigen. Wijzigingen zullen altijd op onze website worden gepubliceerd.
 

Stigas, statutair gevestigd in Zoetermeer, kantoor houdende te Woerden
Kamer van Koophandel nummer: 41154437.