Loonsanctie - Hoe voorkom je deze?

Wordt je medewerker ziek? Dan ben je als werkgever vanaf dag één meteen verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding. Of het nu gaat om een vaste of een tijdelijke kracht. Dit duurt twee jaar. Behalve als een tijdelijk contract eerder afloopt . Tijdens deze periode betaal je het loon door, is ontslag niet mogelijk en wordt van jou als werkgever verwacht dat je er alles aan doet om de werknemer weer aan het werk te helpen.
Na deze periode beoordeelt het UWV of je er als werkgever alles aan gedaan hebt om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Is de conclusie dat dit niet zo is? Dan kun je als werkgever een loonsanctie krijgen. De werkgever wordt verantwoordelijk gehouden. Ook als de werknemer onvoldoende meewerkt.

In deze blogserie behandelen we de drie meest voorkomende redenen voor een loonsanctie: wat houdt het in en hoe kan ik het voorkomen? In deze blog starten we met de ‘administratieve sanctie’.

Wat is een loonsanctie?

Een loonsanctie betekent dat je als werkgever je zieke werknemer ná twee jaar loondoorbetaling, nog maximaal één jaar moet doorbetalen en ontslag niet mogelijk blijft. Doel hiervan is dat je als werkgever aan de slag gaat met de tekortkomingen die door het UWV zijn vastgesteld om zo de werknemer alsnog aan het werk te helpen. Heb je hersteld wat eerder is nagelaten, dan kan je dit voorleggen aan het UWV en kan de loonsanctie worden gestopt. De loonsanctie duurt dus maximaal een jaar, maar kan eerder worden gestopt als alsnog voldoende is gedaan.

Top 3 redenen voor een loonsanctie

Dit zijn de meest voorkomende redenen voor het opleggen van een loonsanctie door het UWV:

  1. Het re-integratieverslag is niet compleet; de zogenoemde administratieve sanctie.
  2. Eerste spoor: de mogelijkheden terug te keren in werk binnen het eigen bedrijf zijn onvoldoende onderzocht of benut.
  3. Tweede spoor: de mogelijkheden om passend werk te vinden bij een ander bedrijf zijn onvoldoende onderzocht of benut. 

1. Het re-integratieverslag

Het re-integratieverslag (RIV) is een overzicht van alle ondernomen re-integratie-inspanningen en moet tenminste bestaan uit een aantal verplichte onderdelen.

Is je werknemer bijna twee jaar ziek dan vraagt je werknemer een WIA uitkering aan. Tegelijkertijd stuur je als werkgever het re-integratieverslag naar het UWV (uiterlijk in de 93ste verzuimweek). Aan de hand van dit verslag toetst het UWV of de inspanningen voldoende zijn geweest. 

Is het verslag compleet? Dan gaat het UWV over tot de inhoudelijke beoordeling. Als er documenten ontbreken en je dit binnen vijf dagen niet alsnog aanlevert, dan legt het UWV een loonsanctie op. Zodra de ontbrekende documenten alsnog worden aangeleverd vervalt de sanctie.

Welke documenten lever je aan?

Het is dus belangrijk dat je een volledig re-integratieverslag aanlevert. Dit bestaat minimaal uit de volgende documenten:

  • Probleemanalyse: opgesteld door de bedrijfsarts in de 6e week
  • Plan van Aanpak: opgesteld door de werkgever en werknemer in de 8e week
  • Eerstejaarsevaluatie: opgesteld door werkgever en werknemer rond 52ste week
  • Actueel oordeel: opgesteld door bedrijfsarts in de 86-88e week
  • Eindevaluatie: opgesteld door werkgever en werknemer in 91ste week

Aanvullend op deze documenten is het verstandig om ook andere documenten op te nemen in het re-integratieverslag, zoals:

  • Rapport van een arbeidsdeskundig onderzoek
  • (Eind)rapport van een re-integratietraject tweede spoor
  • Rapportage van mogelijk andere ingezette interventies

Welke informatie lever je niet aan?

Medische informatie stuur je als werkgever niet mee. De werknemer ontvangt het opgebouwde medische dossier van de bedrijfsarts en verstuurt dit zelf naar het UWV.

Welke ondersteuning kan ik krijgen?

Je bent als werkgever verantwoordelijk voor een goede verzuimbegeleiding waarbij op het juiste moment de juiste stappen worden ondernomen. Welke inspanningen je hebt geleverd en waarom, moet blijken uit het re-integratieverslag. Omdat je hier als werkgever vaak weinig mee te maken hebt kan het prettig zijn hierin de juiste ondersteuning te krijgen. Een goede samenwerking met je arbodienst is hierbij essentieel. 

Ben je voor de verzuimbegeleiding aangesloten bij Stigas, dan zorgen onze re-integratieadviseur en bedrijfsarts ervoor dat de verplichte documenten op tijd worden opgesteld. En je ontvangt van ons een eerste opzet van de documenten die je samen met je werknemer moet invullen zodat jullie hier op tijd samen mee aan de slag kunnen.

De inhoudelijke loonsancties

Wist je dat ongeveer één op de tien re-integratieverslagen als onvoldoende wordt beoordeeld en leidt tot een loonsanctie? De belangrijkste redenen hiervoor zijn het missen van re-integratiemogelijkheden binnen het eigen bedrijf (eerste spoor) of bij een ander bedrijf (tweede spoor). Het ‘repareren’ van een administratieve sanctie kan vaak relatief snel, waardoor de duur van de loonsanctie beperkt blijft. Bij een inhoudelijke loonsanctie is dat vaak lastiger. Hieronder gaan we dieper in op het eerste en tweede spoor én hoe je een inhoudelijke loonsanctie kunt voorkomen!

De re-integratie inspanningen in het eerste spoor.

Wist je dat 36% van de loonsancties wordt opgelegd omdat onvoldoende gedaan is om de werknemer in het eigen bedrijf te laten re-integreren? Om hierbij geen kansen te missen en een loonsanctie te voorkomen is het belangrijk dat je de mogelijkheden in deze stappen verkent:

 

  1. Terugkeer in het eigen werk
  2. Terugkeer in aangepast eigen werk
  3. Terugkeer in (aangepast) ander werk in het bedrijf

1.    Terugkeer in het eigen werk

In eerste instantie probeer je met je werknemer de juiste stappen te zetten om weer volledig terug te keren in het oorspronkelijke werk. Blijf regelmatig met elkaar in gesprek en maak met elkaar een plan van aanpak om stapsgewijs weer terug te keren. Hierbij hou je natuurlijk rekening met de beperkingen van je werknemer en vraag je hierover advies aan de bedrijfsarts. Je blijft dit voortdurend onderzoeken met elkaar.

2.    Terugkeer in aangepast eigen werk

Als het niet lukt om weer volledig terug te keren in het eigen werk, onderzoek je hoe je het werk zo goed mogelijk kunt aanpassen aan de mogelijkheden van je werknemer. Dit kan bijvoorbeeld door het aanpassen van werktijden of het takenpakket, maar ook een aanpassing op de werkplek kan een oplossing zijn. Een aanpassing kan tijdelijk zijn voor de duur van het re-integratieproces, maar indien nodig moet ook een structurele aanpassing onderzocht worden. 
Tip: schakel een arbeidsdeskundige of werkplekadviseur van Stigas in om mogelijkheden voor aanpassingen in het werk te onderzoeken. 

3.    Terugkeer in (aangepast) ander werk in het bedrijf

Als terugkeer in (aangepast) eigen werk niet lukt, moet de werkgever in het eigen bedrijf op zoek naar andere mogelijkheden om de zieke werknemer passend werk aan te bieden. Hierbij moet worden gekeken welke functies of taken passen bij de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer, maar uiteraard ook bij zijn kennis en vaardigheden. Ook moet worden onderzocht of ander werk passend gemaakt kan worden door aanpassingen in het werk of de werkplek, maar ook door bijvoorbeeld een korte training of scholing te volgen. Van zowel werkgever als werknemer wordt verwacht dat hier creatief en flexibel mee aan de slag wordt gegaan. Werkgever moet actief de mogelijkheden verkennen en bespreken met zijn werknemer. De werknemer moet een positieve, actieve houding tonen en kan niet zomaar een aanbod van passend werk afslaan. 


-> Tip: schakel een arbeidsdeskundige van Stigas in om gedegen onderzoek te doen naar re-integratiemogelijkheden en te adviseren over een plan van aanpak. Doe dit zodra blijkt dat terugkeer naar het eigen werk lastig is of uiterlijk aan het einde van het eerste ziektejaar. Het UWV verwacht namelijk dat tegen die tijd alle mogelijkheden in kaart zijn gebracht. 

Volgende blog: re-integratie inspanningen in het tweede spoor 

Als er geen goede mogelijkheden zijn om je werknemer binnen het eigen bedrijf te re-integreren zal ook een traject moeten worden opgestart om de mogelijkheden van passend werk bij een ander bedrijf te onderzoeken. Ook hierbij is het belangrijk dat je weet wat er van je wordt verwacht, zodat je een loonsanctie voorkomt als het je werknemer onverhoopt niet gelukt is om weer volledig aan het werk te zijn en de aanvraag van een WIA uitkering nodig is. In onze volgende blog in we dieper in op het tweede spoor!

Meer weten?

Neem gerust contact met mij op.

Tim van der Meer
Manager Verzuim
085 – 044 07 00, optie 2
info@stigas.nl

Handige links