Verzuim en vakantie

De vakantietijd is inmiddels weer aangebroken en dat kan betekenen dat je als werkgever te maken krijgt met:

Zieke medewerkers die op vakantie willen gaan, of
Medewerkers die tijdens hun vakantie ziek worden.

Ziek zijn en op vakantie gaan, wat mag?

Wanneer een medewerker ziek is, mag hij wel in overleg op vakantie. Hij moet dit vooraf met jou bespreken en eventueel kan de bedrijfsarts om advies worden gevraagd.
De werknemer vraagt op de gebruikelijke manier vakantie aan. Indien nodig kan de bedrijfsarts onderzoeken of er medische bezwaren zijn tegen de verlof- of reisplannen van de werknemer.

Als werkgever moet je (mondelinge of schriftelijke) toestemming van de werknemer hebben om vakantiedagen in te houden tijdens ziekte, tenzij er in de cao of arbeidsovereenkomst iets anders over is afgesproken. Je moet als werkgever duidelijk aangeven dat de opgenomen dagen als vakantiedagen worden aangemerkt en van het vakantietegoed worden afgehaald. Dat betekent ook dat de werknemer gedurende die periode wordt vrijgesteld van re-integratieverplichtingen.
Als de werknemer geen toestemming hiervoor geeft, mag je als werkgever de vakantieaanvraag weigeren.

Ziek worden tijdens vakantie

Om problemen te voorkomen, is het verstandig om in jullie verzuimprotocol de afspraken op te nemen over ziekte tijdens de vakantie. Voorbeelden van afspraken zijn:

Word je op vakantie ziek? Meld dit volgens de normale procedure zo snel mogelijk bij je leidinggevende.
Alleen als je je aan deze procedure hebt gehouden, maak je achteraf aanspraak op loonbetaling bij ziekte.
Als je de procedure niet hebt gevolgd, worden de geplande verlofuren afgeschreven.
Bij een ziekmelding vanuit het buitenland moet je je binnen drie dagen melden bij een daarvoor aangewezen instantie (bijvoorbeeld een arts) in dat land voor het afgeven van een medische verklaring.
Uiteraard moet je bereikbaar zijn voor je leidinggevende. Dus geef een telefoonnummer door waarop je te bereiken bent.

Het is belangrijk dat deze regels vooraf bij iedereen bekend zijn. Hiervoor deel je het verzuimprotocol met jouw werknemers. Kennen de werknemers de regels niet? Dan kun je je er niet op beroepen.

Verzuimbegeleiding tijdens vakantie

Bij iemand die in Nederland op vakantie is, wordt de verzuimbegeleiding meteen in gang gezet.

Bij een ziekmelding vanuit het buitenland is dat lastiger:

De werknemer moet zijn ziekmelding daarom kunnen onderbouwen. Dat betekent dat hij naar een arts gaat om zich te laten behandelen en dat hij om een doktersverklaring vraagt.
De bedrijfsarts vraagt bij terugkeer in Nederland naar de dokterverklaring. Zorg dat jouw medewerker weet dat hij dit moet regelen.
Als hij door zijn ziekte niet kan reizen, heeft hij ook een doktersverklaring van niet-reisvaardigheid nodig.

Bereikbaarheid en beter melden

De zieke medewerker moet telefonisch bereikbaar zijn. Je kunt van jouw werknemer het vakantieadres vragen en afspreken hoe hij te bereiken is. Mocht hij tijdens zijn vakantie weer beter worden, dan moet hij zich beter melden bij zijn direct leidinggevende.

Hoe zit het met de vakantiedagen?

Over de dagen dat de werknemer ziek is, mag je als werkgever geen vakantiedagen inhouden. Vakantiedagen mogen alleen ingehouden worden als:

Hierover andere afspraken staan in de cao, het contract of het bedrijfsreglement (verzuimprotocol).
Schriftelijk is vastgelegd dat jij als werkgever vakantiedagen mag afschrijven als jouw medewerker ziek wordt tijdens zijn vakantie. Je mag deze alleen inhouden van de bovenwettelijke vakantiedagen.
De werknemer zelf toestemming heeft gegeven om ziektedagen af te trekken van de vakantiedagen.