In een verzuimprotocol staat hoe er in uw bedrijf wordt omgegaan met ziekmeldingen, verzuimcontrole en verzuimbegeleiding. Het besteedt ook aandacht aan de re-integratie bij langdurig verzuim. Zo weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn.

Het verzuimprotocol wordt ook wel ‘verzuimreglement’ of ‘spelregels verzuim’ genoemd. Bedrijven zijn volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht er een te hebben.

Onderstaand checklist kunt u gebruiken bij het opstellen van een verzuimprotocol voor uw bedrijf.

Tips vooraf

• Een standaardprotocol overnemen werkt niet. Stem het af op uw bedrijf en uw medewerkers. Schrijf niet te afstandelijk, maar spreek uw medewerkers rechtstreeks aan. Formuleer positief.
• Betrek uw medewerkers bij het opstellen van het protocol. Zo wordt het ook hun document. Hebt u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan is het protocol alleen geldig als zij ermee instemmen.
• Is het af? Maak het bekend! Iedereen moet in ieder geval weten dat het er is en waar het te vinden is.
• Een verzuimprotocol dat alle details beschrijft kan omvangrijk worden. Maak daarom ook een beknopt exemplaar met de belangrijkste afspraken.

Beschrijf het doel van het verzuimbeleid

Bijvoorbeeld: “Ons uitgangspunt is dat we ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen. Goede arbeidsomstandigheden en een prettige werksfeer staan bij  ons voorop.”

Ziekmelding- Beschrijf wanneer iemand zich ziek moet melden en bij wie

En geef aan wat er daarna gebeurt. Bijvoorbeeld: “Totdat je weer beter bent, willen wij intensief contact met je houden, omdat we graag willen weten hoe het met je gaat en of wij je kunnen helpen in je herstelproces.”

Arbodienst - Geef aan wie de arbodienst is, wat zij doet en waarom

Bijvoorbeeld: “Hun doel is jou zo snel mogelijk, op een goede manier, weer aan het werk te krijgen. Daarvoor kan het zijn dat je gebeld wordt, bezocht wordt door een verzuimrapporteur en dat je op het spreekuur van de arbo-arts of re-integratieadviseur moet komen.” Geef ook aan dat de begeleiding van de arbodienst na twee jaar stopt.

Langer ziek - Geef aan wat er moet gebeuren als iemand langer ziek is

Bijvoorbeeld: “Uiterlijk in de 8e week van ziekte moeten wij als werkgever en werknemer gezamenlijk een Plan van Aanpak hebben opgesteld. Geef ook aan wat er gebeurt als iemand na twee jaar nog steeds ziek is.

Langer ziek - Geef aan wat er moet gebeuren als iemand langer ziek is

Bijvoorbeeld: “Hun doel is jou zo snel mogelijk, op een goede manier, weer aan het werk te krijgen. Daarvoor kan het zijn dat je gebeld wordt, bezocht wordt door een verzuimrapporteur en dat je op het spreekuur van de arbo-arts of re-integratieadviseur moet komen.” Geef ook aan dat de begeleiding van de arbodienst na twee jaar stopt.

Re-integratie - Geef aan waarom het belangrijk is om contact te houden

Bijvoorbeeld: We vinden het belangrijk dat je, ondanks je ziekte, blijft merken dat je deel uitmaakt van ons bedrijf. Dit help je ook om sneller terug te keren. Daarom blijven we intensief contact met je onderhouden en zullen we, in overleg met jou, op zoek gaan naar activiteiten die daarbij helpen. Ook zullen wij jou, wanneer mogelijk, vervangend werk aanbieden om de re-integratie te bespoedigen.”

Hersteldmelding - Schrijf op bij wie iemand zich beter moet melden
Doktersbezoek - Benadruk het belang van het bezoek aan een dokter

Bijvoorbeeld: “Wij vinden het belangrijk dat je zo snel mogelijk een dokter raadpleegt als dat je genezingsproces kan versnellen.”

Ziekte tijdens zwangerschap - Licht de rechten van een zwangere toe

Bijvoorbeeld: “Tijdens zwangerschap heb je recht op minimaal 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Wanneer je daarvoor of daarna echter ziek wordt ten gevolge van zwangerschap of bevalling is het voor ons belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Jouw loon wordt dan niet door ons maar door het UWV betaald.”

Ziekte en vakantie - Leg uit wat de regels zijn

Bijvoorbeeld: “Wanneer je tijdens ziekte op vakantie wilt, is het belangrijk dat dit vooraf met ons en met de arbodienst besproken wordt. Mocht je tijdens vakantie ziek worden, dan willen we graag dat je telefonisch met ons contact opneemt, omdat tijdens vakantie dezelfde regels gelden als thuis.”

Administratie - over dossiers en privacy

Leg hier bijvoorbeeld uit dat er van iedere zieke medewerker een dossier wordt bijgehouden en hoe privacy wordt gewaarborgd.

Klachten – Wat kan de werknemer doen?

Geef aan wat de medewerker kan doen als hij het niet eens is met de beoordeling van of de behandeling door de arbodienst.

Besteed ook aandacht aan preventie

Bijvoorbeeld: “Bij ziekteverzuim geldt: ‘voorkomen is beter dan genezen’. Het nemen van preventieve maatregelen is voor jou van belang om zo veilig, gezond en prettig mogelijk te kunnen werken. Als je uitval ziet aankomen of jouw werkomstandigheden wilt bespreken kun je gebruik maken van het preventiespreekuur. Bel voor een afspraak onze Verzuimdesk: 085 - 044 07 00 (kies voor optie 2). Afhankelijk van jouw vraag wordt er een afspraak gemaakt met een bedrijfsarts of een preventieadviseur.