In het procesdossier staat alle informatie die je nodig hebt om te zorgen voor een snelle werkhervatting. Feitelijk begin je met het aanleggen van dit dossier als de werknemer zich ziek meldt. Je mag hem dan alleen algemene vragen stellen. In het kader van de AVG mag je, als een werknemer zich ziek meldt, de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registeren:

• Hoe lang de werknemer ziek denkt te zijn, met andere woorden: wanneer hij denkt dat hij weer kan komen werken;
• Wat de medewerker nog wel aan (aangepaste) taken zou kunnen doen gegeven de beperkingen. Je mag geen drang of dwang uitoefenen. De werknemer moet in volledige vrijheid zonder drang of dwang van jouw kant de mogelijkheid hebben om aan te geven welke werktaken hij wel denkt te kunnen doen;
• Welke werkgerelateerde zaken nodig zijn om het werk gewoon te laten doorlopen, zoals afspraken verzetten of afzeggen, taken tijdelijk laten waarnemen of overnemen door collega's;
• Wat de werknemer van jouw kant nodig heeft om werk weer mogelijk te maken;
• Het (verpleeg)adres waarop de werknemer te bereiken is en zijn telefoonnummer;
• Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval;
• Of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dit mag je vragen omdat je de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie dan mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval. Maar de werknemer hoeft niet te vertellen welke gezondheidsschade hij door dit ongeluk heeft opgelopen.
• Of er sprake is van problemen op het werk die de werkhervatting bemoeilijken. En overleg met de werknemer hoe deze problemen kunnen worden opgelost.

Welke gegevens mag je als werkgever verwerken?

Naast de gegevens van de ziekmelding mag je gegevens verwerken die de bedrijfsarts/arbodienst verstrekt over:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en gevolgen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• De verwachte duur van het verzuim;
• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en gevolgen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die je voor de re-integratie moet treffen.

Functionele beperkingen
Het is belangrijk hoe je zaken omschrijft. Je mag de beperkingen noemen, bijvoorbeeld:
De werknemer is beperkt in:

• bukken, torderen, langdurig staan, langdurig zitten
• tillen, grijpen, vastpakken, dragen
• knielen, hurken
• duwen en reiken
• knikken, linksom of rechtsom kijken
• concentreren en verdelen van de aandacht
• omgaan met conflicten
• Of beperkingen hebben een frequent karakter

Meer informatie

Lees ook de blog 'Wat mag ik wél vragen aan mijn zieke medewerker? van re-integratieadviseur Sandra Kaptein.