Werkinstructies die wél worden begrepen

Interview met Peter Molenaar (Anthura) en Albert van der Burg (Stigas)

In de glastuinbouw werken veel internationale medewerkers, mensen met een taalachterstand of laaggeletterdheid. Dat vraagt om een andere aanpak als het gaat om werkinstructies. Hoe zorg je dat die duidelijk, veilig en toepasbaar zijn op de werkvloer? Een gesprek met Peter Molenaar preventiemedewerker, werkzaam bij Anthura in Bleiswijk, en Albert van der Burg, veiligheidskundige bij Stigas, over hun ervaringen en tips.

Hoe is het idee ontstaan om werkinstructies specifiek voor internationale medewerkers te ontwikkelen?

Albert: “Werkinstructies zijn essentieel om ongevallen te voorkomen. Maar ze moeten wel aansluiten bij de doelgroep. In de glastuinbouw zijn dat vaak uitzendkrachten, internationale medewerkers en ook mensen die laaggeletterd of analfabeet zijn. Door digitale ontwikkelingen kunnen we steeds beter werken met beeldtaal. In de Arbowerkgroep Glastuinbouw is dit een belangrijk onderwerp. Er is zelfs een e-book over gemaakt zodat ondernemers en HR-specialisten zelf aan de slag kunnen om veilig werken voor (internationale en/of uitzendkrachten) medewerkers te bevorderen. ”

Peter: “Bij ons op de productielocatie werken mensen uit meer dan tien verschillende landen. Machines en robots worden steeds vaker ingezet, en dat vraagt om duidelijke uitleg. Niet iedereen spreekt goed Engels. Beeldmateriaal kan hierbij enorm helpen. Ik denk dan aan de instructiekaarten in een vliegtuig: veel beeld, weinig tekst – en iedereen snapt het.”

Wat zijn de grootste uitdagingen bij het maken van duidelijke werkinstructies voor medewerkers met verschillende achtergronden?

Albert: “De grootste uitdaging is: hoe houd je het eenvoudig?”

Peter: “Precies. Je wilt geen boekwerk met twintig plaatjes. Idealiter ontwikkel je een soort basiskaart die voor meerdere machines toepasbaar is. Denk aan uitleg over aan- en uitzetten, de noodstop, en waar je vooral van af moet blijven. En de sfeer is net zo belangrijk: mensen moeten zich veilig voelen om te zeggen dat ze iets niet begrijpen. Ze moeten niet uit beleefdheid 'ja ik begrijp het ' zeggen, terwijl dat niet zo is.”

Hoe zorgen jullie ervoor dat instructies niet alleen worden gegeven, maar ook echt worden begrepen én toegepast?

Peter: “Doe het eerst voor. Dan maak je het concreet.”

Albert: “En laat het daarna nadoen. Zo zie je of iemand het echt begrepen heeft.”

Peter: “En herhaal het. Zeker in het begin krijgen nieuwe medewerkers zóveel informatie. Dan is herhaling extra belangrijk. Soms moet je de instructie na een tijdje ook bijstellen.”

Albert: “Plan dat structureel in. Minstens één keer per jaar, en bij risicovolle machines zelfs twee keer. En leg vast dat je de instructie hebt gegeven, bijvoorbeeld met een paraaf. Dat is ook belangrijk voor je aantoonbaarheid en als je werkt aan certificering.”

Hebben jullie voorbeelden uit de praktijk die goed werken?

Peter: “We zijn bij Anthura begonnen met toolboxen. Dat zijn laagdrempelige bijeenkomsten met kleine groepjes. We bespreken bijvoorbeeld één machine of één veiligheidsonderwerp, de daarbij behorende  risico’s en hoe je er veilig mee werkt. In de bouwsector en in Groen Grond en Infrastructuur (loonwerk, red.) is dit al heel normaal, en wij zien er ook echt de meerwaarde van.”

Albert: “Alleen een kaart met pictogrammen of foto’s is niet genoeg. De kracht zit in de combinatie: duidelijke instructies, persoonlijk contact, voordoen en nadoen, herhalen én bijvoorbeeld een toolbox. Dat zet echt zoden aan de dijk. De instructiekaart is ondersteunend bij de totale instructie.”

Meer weten?

Binnenkort publiceert Stigas een stappenplan waarmee je als werkgever zelf duidelijke werkinstructies kunt maken, afgestemd op jouw medewerkers. Houd onze nieuwsbrief in de gaten!