Seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie en geweld, allemaal zaken waar je, als bedrijf je werknemers volgens de Arbowet actief tegen moet beschermen. Hoe je daar vorm en inhoud aan geeft, dat laat de wetgeving in het midden. Met het aanstellen van een vertrouwenspersoon en kandidaat begeleiders ben je er nog niet. Uit jurisprudentie blijkt dat de Nederlandse Arbeidsinspectie alleen het aanstellen van een vertrouwenspersoon niet ziet als een actief beleid. Wat is dan een actievere aanpak? Corine Witter, vertrouwenspersoon bij Stigas, geeft 10 tips voor bedrijven.

Tip 1: Bepaal het risico in je bedrijf

Waar mensen samenwerken kan altijd een risico ontstaan op ongewenste omgangsvormen. Helemaal voorkomen kun je het niet, je kunt er alleen wel voor zorgen dat de kans dat het gebeurt wordt verkleind. Een groter risico loop je bij bedrijven waarbij sprake is van:

• een sterke hiërarchische afhankelijkheid, denk daarbij aan zanger en coach in The Voice of artsen en coassistenten in het ziekenhuis
• snelle wisseling van medewerkers, zoals werken met uitzendkrachten en tijdelijke contracten
• onvoldoende toezicht op het werk, zoals werken met één andere collega, onzichtbaar voor anderen
• onveilige werksfeer waardoor onderling weinig vertrouwen is om open te communiceren over misstanden
• werken met hoog risicogroepen zoals in de zorg, politie of gevangeniswezen
• leidinggevenden geven zelf het slechte voorbeeld en/of corrigeren medewerkers niet

Hoe hoog is het risico binnen jouw bedrijf dat er ongewenste omgangsvormen plaatsvinden? En wat zijn mogelijke hoog risicofuncties in je bedrijf? Als je daar zicht op krijgt, dan kun je er vervolgens voor zorgen dat je daar een extra actief beleid voert.

Tip 2 Maak je beleid onderdeel van een brede aanpak

Van belang is om als bedrijf te laten zien dat je actief aan de slag bent met het tegengaan van ongewenste omgangsvormen. Een nuttig hulpmiddel hierbij is de Arbo-beleidscyclus (het 5 W’s model, oftewel willen, weten, wegen, werken, waken). Deze uitwerking geeft houvast voor een brede aanpak van ongewenste omgangsvormen waarbij de afzonderlijke delen elkaar versterken. 

Figuur: Voorbeeld cyclus voor beleid ongewenste omgangsvormen (bron: Gids voor vertrouwenspersonen)

Tip 3: Spreek je uit

Laat als organisatie, directie, weten ‘waar je voor staat’, welke omgangsvormen gewenst en welke ongewenst zijn. Met name als je een actiever beleid opstelt en uitvoert is het uitspreken ‘waarom’ er gekozen wordt voor een actiever beleid van belang om medewerkers mee te krijgen en mogelijke weerstand te kunnen ondervangen.

Tip 4: Meten is weten 

Je kunt je uitgangspositie door middel van een ‘nulmeting’ bepalen. Je hoeft daarbij niet meteen nieuwe instrumenten in te zetten, je kunt dit ook integreren in je huidige metingen. Denk daarbij aan het uitvoeren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek, PMO (preventief medisch onderzoek), RIE (risico-inventarisatie en -evaluatie), vitaliteitscan, of het meenemen in de gesprekscyclus. Geef het onderzoek zo vorm dat het je goede handvatten biedt om aandachtspunten in kaart te brengen op individueel-, afdelings- en bedrijfsniveau. Je kunt vervolgens aan de hand van een analyse van de resultaten bepalen waar je prioriteiten liggen en welke actiepunten je gaat oppakken. 

Tip 5: Stel een vertrouwenspersoon aan en laat deze regelmatig scholen 

Mocht je als organisatie nog geen vertrouwenspersoon hebben, stel deze dan aan. Je kunt intern een vertrouwenspersoon aanwijzen, maar er ook een bij een externe partij inhuren. Check ook bij je sectororganisatie of er mogelijk al een vertrouwenspersoon is opgesteld voor je sector, die je in kunt schakelen. Bij een interne vertrouwenspersoon is het met enige regelmaat trainen en/of aanbieden van intervisie van belang om verdere ontwikkeling van de functie en de kwaliteit van uitvoer van deze dienstverlening te waarborgen. 

Tip 6: Profiel vertrouwenspersoon

Denk als organisatie na over het profiel van de vertrouwenspersoon die je aanstelt. Door rekening te houden met de samenstelling van je medewerkersbestand, kun je de drempel zo laag mogelijk maken om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Denk daarbij onder meer aan man of vrouw, rol en positie in het bedrijf of de mate waarin deze persoon als toegankelijk wordt ervaren. Daarnaast is het belangrijk dat deze persoon onafhankelijk is.
Neem bij internationale medewerkers mee dat iemand de taal spreekt en de cultuur kent van je personeel. Let daarbij op dat ook uitzendmedewerkers terug moeten kunnen vallen op de vertrouwenspersoon van de opdrachtgever.

Tip 7: Werk met een klachtenregeling

Stel ook een klachtenregeling op en deel deze met je medewerkers. Hierdoor is het voor iedereen, ook de vertrouwenspersoon, duidelijk welke procedure wordt gevolgd bij het melden van misstanden.

Tip 8: Communiceer over je beleid

Communiceer actief over je beleid via verschillende interne kanalen. Denk daarbij onder meer aan de inzet van voorlichting of een presentatie, bericht in het personeelsblad, het meenemen in communicatie vanuit directie en het opnemen in het personeelshandboek. Hierdoor geef je binnen de organisatie meer kenbaarheid aan het bestaan van de vertrouwenspersoon en de praktische uitvoering van je beleid. Maak daarbij de koppeling naar het gewenste gedrag van jezelf, je leidinggevende en je medewerkers ‘Wat betekent dat voor mij?’. 

Tip 9: Evalueer de ingezette acties

Door ingezette acties jaarlijks te evalueren met betrokkenen kan input opgehaald worden voor een vervolg. Door het opstellen van een jaarrapportage kan borging plaatsvinden van de terugkoppeling door de vertrouwenspersoon naar de organisatie (directie en OR).  

Tip 10: Zorg voor voelsprieten binnen je bedrijf (naast de vertrouwenspersoon)

De medewerkersvertegenwoordiging of OR speelt een belangrijke rol bij het vormgeven van een beleid rond ongewenste omgangsvormen binnen je organisatie. Door het regelmatig bespreken van mogelijke signalen kunnen zij mede fungeren als ‘voelsprieten’ binnen je bedrijf.

Ik ben, samen met mijn collega’s, opgesteld als extern vertrouwenspersoon bij een aantal bedrijven en de sector open teelten. Ook train ik regelmatig interne vertrouwenspersonen bij organisaties. Ik hoop dat ik je met deze tips een aantal handvatten heb gegeven om aan de slag te gaan met ongewenste omgangsvormen binnen jouw bedrijf. Mocht je nog vragen hebben, neem dan persoonlijk contact met me op.

Vertrouwenspersoon Corine Witter
 06 - 20548474
corine.witter@stigas.nl