De tikkende tijdbom van frequent verzuim (en 5 stappen om ermee aan de slag te gaan)

Heb je te maken met verzuim van je medewerkers? En wil je daarmee aan de slag? Een van de eerste acties die ik klanten aanraad, is de aanpak van frequent verzuim. In deze blog geef ik je een handig vijf stappenplan. 

Wanneer is verzuim frequent?

De Nederlandse werknemer meldt zich gemiddeld één keer per jaar ziek. Als een medewerker zich meer dan drie keer per jaar ziekmeldt, spreken we van frequent verzuim. Het maakt niet uit waarom je medewerker zich ziekmeldt. Puur het feit dát hij zich ziekmeldt is al voldoende om een bel te laten rinkelen. 

Uit onderzoek blijkt dat frequent verzuim een goede voorspeller is van terugkerend verzuim en daarmee dus van uitval van je medewerker. De kans daarop is maar liefst zo’n vier keer zo hoog. Ook is de kans op langdurig verzuim anderhalf keer hoger. Vaak liggen hier namelijk dezelfde patronen onder. Denk aan werkomstandigheden, motivatie en betrokkenheid van je medewerker en aan zijn algehele gezondheid en weerstand. 

Stappenplan om frequent verzuim aan te pakken

Als je als werkgever iets wil doen aan frequent verzuim, dan is het dus belangrijk om rekening te houden met het verzuimverleden van je medewerkers. Oftewel je tikkende tijdbom. Dat betekent actief acties inzetten om erger te voorkomen. Om aan de slag te gaan, onderscheid ik vijf stappen. 

Stap 1 Neem frequent verzuim op in je verzuimprotocol

Geef duidelijkheid over hoe je als bedrijf met verzuim omgaat en wat je verwacht van iemand als verzuim een keer voorkomt. Ik raad daarom alle bedrijven aan om een verzuimprotocol op te stellen. Heb je al een protocol? Check dan of er iets instaat over frequent verzuim. 

Suggestie: onderstaande zin kun je opnemen in je verzuimprotocol:
Als de medewerker meer dan drie keer per twaalf maanden verzuimt, dan wordt er standaard een gesprek tussen leidinggevende en medewerker ingepland.

Stap 2: Monitor regelmatig je verzuim

Om inzicht te krijgen in je verzuim is het van belang om alle verzuimmeldingen in je verzuimregistratie op te nemen. Ook kortdurend verzuim dat onder je eigen risico valt. Hierdoor krijg je een beter zicht op patronen en ben je beter in staat om preventieve acties in te zetten.

Vraag zo nodig bij je arbodienst je verzuimgegevens op. Wat zijn de relevante verzuimcijfers per medewerker? Ik bekijk per persoon het aantal keer verzuim per jaar, de verzuimduur en het verzuimpatroon (dag van de week, periode van het jaar, type werkzaamheden, etc.). Zie je een patroon? Ik kom bedrijven tegen waar medewerkers zich opvallend vaak ziekmelden na een formule 1-race, of meestal op maandag. Ook kan het voorkomen dat je medewerker zich bij seizoenswerk tijdens bepaalde werkzaamheden ziekmeldt. Door dit goed te monitoren, kun je er daarna met elkaar over in gesprek.

Stap 3: Betrek leidinggevenden 

Ik zie grote verschillen tussen bedrijven die leidinggevenden een serieuze rol in de verzuimbegeleiding geven en bedrijven waar leidinggevenden een minder actieve rol hebben als het gaat om verzuim. Een leidinggevende kent zijn medewerkers. Daarnaast hebben medewerkers vaker een directere band en meer loyaliteit naar hun leidinggevende dan naar medewerkers die wat verder van hen afstaan. Daarom is bij het optimaliseren van je verzuimproces deze rol en positie zo belangrijk.

Stap 4: Drie keer verzuim = standaard een frequent verzuimgesprek

Onafhankelijk van de reden raad ik aan om bij drie ziekmeldingen in twaalf maanden een gesprek in te plannen met je medewerker. Een frequent verzuimgesprek heeft twee doelen: verbinden én signaleren. Voordat je een gesprek voert, is het van belang te bepalen welk doel je ermee wilt bereiken. Ook kun je dan bepalen wie het gesprek het beste kan voeren en op welke locatie.  

Worden er op dit moment nog geen gesprekken gevoerd over frequent verzuim? Check dan wat maakt dat er op dit moment nog geen gesprekken plaatsvinden. Redenen hiervoor kunnen zijn: 

 

• niet bekend met een dergelijk gesprek
• geen (priori)tijd
• gebrek aan kennis en/of vaardigheden om het gesprek aan te gaan
• uitstelgedrag (spannend of lastig om een dergelijk gesprek te voeren)

Als je weet waarom dit nog niet wordt opgepakt, kun je met elkaar bepalen wat nodig is om dit wel te gaan doen. 

Tijdens het gesprek zijn de volgende punten van belang:

• Het gesprek heeft, naast een signalerende werking, ook als doel verbinding te maken met je medewerker. Stel je daarom positief en geïnteresseerd op. 
• Zorg dat je een overzicht paraat hebt van de ziekmeldingen. Deze hoef je niet te bespreken, maar het is wel handig om mee te nemen, zodat je daar op terug kunt vallen.
• Het voorkomen van toekomstig verzuim staat centraal. Het gaat daarbij om het gezamenlijk zoeken naar oplossingen en het maken van concrete afspraken. 

Stap 5: Opvolging van de afgesproken acties

Maak tijdens het gesprek afspraken waar je als leidinggevende, eventuele personeelsadviseur en medewerker op terug kunt vallen. Leg de afspraken vast en voeg deze toe aan je personeelsdossier. Borg daarin ook de opvolging. Dat laatste is cruciaal voor het succesvol uitvoeren van je beleid.

Bonustip:
Uitval van je medewerker na psychisch verzuim heeft extra aandacht nodig. Lees daarvoor mijn blog (1) Verklein de kans op terugval na psychisch verzuim | LinkedIn

En dan nu aan de slag!

Dit waren vijf belangrijke stappen, waarvan ik zeker weet dat ze nodig zijn om frequent verzuim binnen jouw organisatie aan te pakken. Uiteraard is hier nog wel meer over te zeggen. Dat leg ik graag uit tijdens de workshop ‘Voeren van frequent verzuimgesprekken’ of de training ‘Effectief omgaan met verzuim’. Heb je interesse? Neem dan contact op, dan bekijken we de mogelijkheden. Dit kan via onze Servicedesk, telefoon 085 - 044 07 00 (optie1) of info@stigas.nl
 

Blogs van Corine

Meer blogs van Corine lezen over vitaliteit en gezondheid op de werkvloer?  Ga naar haar LinkedIn pagina. Hier kun je je ook aanmelden voor haar nieuwsbrief waarin zij iedere maand een praktische tip geeft om de inzetbaarheid van je medewerkers te vergroten en je verzuim te verlagen.