Registreren is het vastleggen van de gegevens van een voorval van agressie of geweld. Een adequate registratie is van belang voor het verkrijgen van inzicht, het doen van aangiften, de dossieropbouw en het verhalen van schade. Om te voorkomen dat de aandacht voor dit onderwerp na verloop van tijd verslapt is het daarnaast van belang om te zorgen dat de inspanningen een blijvend karakter krijgen. Dit gebeurt door het onderdeel te laten uitmaken van al aanwezige procedures en werkprocessen.

Wat levert registratie van incidenten ons op?

• Inzicht in de aard, omvang en achtergrond van incidenten;
• Basis voor het vinden van oplossingen en het ontwikkelen van goede praktijken;
• Mogelijkheid tot monitoren van het verloop van incidenten;
• De voortgang van afhandeling van incidenten kunnen volgen;
• Het verkleinen van de psychologische drempel om te melden, omdat melden niet meer afhankelijk is van de subjectieve beleving van een incident, maar gebeurt vanuit een gezamenlijke norm
• Startpunt voor de opvang en nazorg van de betrokken medewerkers;
• Van belang bij het doen van aangifte en schadeverhalen;
• Input voor managementrapportages.

Het succes van het registreren van agressie en geweld valt of staat met een goede procedure. Zet een meldings- en registratiesystematiek op. Met daarin zowel proces als de taken en verantwoordelijkheden directie, leidinggevenden en medewerkers in proces

Wanneer registreren?
Elke keer wanneer een medewerker wordt geconfronteerd (als slachtoffer of getuige) met agressief gedrag wordt een agressieregistratieformulier ingevuld. Een incident hoeft maar één keer gemeld te worden, ook al zijn er meerdere medewerkers bij betrokken. Om het formulier zo compleet mogelijk in te vullen en te voorkomen dat registratie vergeten wordt, is het belangrijk het incident zo snel mogelijk te registreren.

Meer informatie?
Agressie Registratie Formulier
Voorbeeld protocol ‘Omgaan met (publieks)agressie’, H VI. Melding en registratie

Wat registreren?
Alle vormen van agressie moeten worden geregistreerd. Zware vormen van agressie zijn in ieder geval aangiftewaardig. Wanneer de Nederlandse Arbeidsinspectie constateert dat is verzuimd om een ernstig incident te melden, zal vrijwel altijd een boeterapport worden opgemaakt. Meer informatie is te vinden op de website van Inspectie SZW.

Meer informatie?
Inspectie SZW

Analyseer agressie-incidenten
Bij het uitvoeren van de RI&E en verder minimaal jaarlijks, maakt u een analyse van de incidenten in het agressieregister.

Behalve de analyse van aantallen en effecten, kunnen de volgende vragen gesteld worden:

1. Wat was de aanleiding tot het agressieve gedrag?
2. Zijn er vooraf waarschuwingssignalen geweest?
3. Welke voorzorgsmaatregelen zijn getroffen?
4. Was de medewerker voldoende voorbereid op een dergelijke situatie?
5. Zijn er werkinstructies voor dergelijke situaties?
6. Zijn de werkinstructies in dit geval opgevolgd?
7. Heeft de medewerker vooraf een training agressiehantering gevolgd?
8. Hoe is de 1e opvang gelopen?
9. Is de dader aangesproken op zijn gedrag?
10. Is er gesanctioneerd en/of aangifte gedaan?
11. Is het incident nabesproken met betrokkene en team?

Registratie koppelen aan ongevalsregister

Wanneer u de ongevalsregistratie en de registratie rondom agressie en geweldsincidenten in hetzelfde register bijhoudt, krijgt u een beter inzicht in de risico’s binnen uw bedrijf die daadwerkelijk tot incidenten leiden.